Köln. Bei internationalen Verhandlungen treffen sprachliche, vor allem aber soziokulturelle Unterschiede aufeinander. Diese zu meistern ist jedoch entscheidend für erfolgreiche internationale Abschlüsse. Für die Mehrheit der Kulturen weltweit stehen am Anfang einer Geschäftsbeziehung insbesondere Aufbau und Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen – eine besondere Herausforderung vor allem für deutsche Verhandlungspartner. Was gilt es zu beachten?

Gute Vorbereitung ist das A und O
„Für erfolgreiche Verhandlungen ist es wichtig, sich vorher eingehend zu informieren: Über das Unternehmen, die Personen, die es führen, Land und Sitten, das zugrundeliegende Wertesystem. Auch Infos zur jeweiligen Politik des Landes sollte man sich aneignen. Bei diesem Thema ist im späteren Gespräch jedoch Vorsicht geboten, so etwa in China“, sagt Katarina Lerch. Sie konzipiert und leitet interkulturelle Trainings bei den Carl Duisberg Centren. Unverzichtbar für eine gute Vorbereitung ist auch der Blick auf die Wirtschaft des Landes wie etwa abweichende Steuersysteme. Schon im Vorfeld sind extreme Klarheit über die eigenen Ziele und ein guter Plan „B“ wichtig, beim Einkauf wie beim Verkauf. Nicht gleich und zu schnell die Katze aus dem Sack lassen!

Vertrauen aufbauen
Der Aufbau von Vertrauen und die Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen ist das Kernthema internationaler Geschäftsbeziehungen. „Wer gibt, bekommt zurück“, so Stefan Golbs-Wilms, Senior Strategic Sourcing Manager CAPEX der CABB GmbH. Es sei die beste Voraussetzung dafür, später selbst Vertrauen einzufordern. Sein Tipp nach 23 Jahren Auslandserfahrung im Einkauf, Verkauf und General Management mit Schwerpunkt Asien und Afrika: In manchen Ländern wie etwa Indien macht es Sinn, sich von einer anderen Person vorstellen zu lassen. Oft bildet die Vorstellung auch einen guten Gesprächseinstieg. Die nächste höhere Stufe ist es, von Persönlichem wie etwa der Familie zu sprechen; die Grenzen hierbei muss jeder selbst erkunden.

Authentisch bleiben
Internationale Verhandlungen stellen eine große Anforderung an die eigene emotionale Intelligenz dar. Professionelle Verhandlungsziele und -fakten sollten zunächst in den Hintergrund treten. Beziehungsaufbau geschieht vielmehr durch die Betonung von Verbindendem und Positivem sowie gegenseitigem Interesse. Sich in das Gegenüber aktiv hinein zu denken, bedeutet jedoch nicht Überanpassung. „Falsche Bescheidenheit oder vorgetäuschte Höflichkeit wirken gekünstelt“, erklärt Trainerin Katarina Lerch.

Flexibel sein bei der zeitlichen Planung
Wichtig bei internationalen Verhandlungen: Mehr Zeit als üblich einplanen! Eine vorab geschickte Übersetzung etwa ist keine Garantie dafür, dass der ausländische Gesprächspartner einen Text auch so versteht wie wir. Die Versprachlichung von Informationen läuft in vielen Sprachen anders als bei uns. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zu klären, ob alle auch dasselbe meinen. Den Partner sollte man ruhig im Unklaren lassen über die wirklich für den Besuch zur Verfügung stehende Zeit. „Weiß der Verhandlungspartner über die eigene zeitliche Begrenzung Bescheid, kann er seinerseits Druck ausüben, indem er die Lage aussitzt“, sagt Stefan Golbs-Wilms.

Umgang mit Dolmetschern
Dolmetscher sind bei internationalen Verhandlungen meist unerlässlich. Wann immer möglich, lohnt es sich, einen Dolmetscher des Vertrauens mitzunehmen. Ein gutes Briefing für dessen Vorbereitung ist unbedingt notwendig. Ziele und geplante Umwege in der Verhandlungsführung sollte er kennen. „Generell empfiehlt es sich, Dolmetscher gut zu beobachten und zu versuchen, zuzuhören, auch wenn man fast nichts versteht“, beschreibt Stefan Golbs-Wilms seine Erfahrungen. Dauert der Redefluss zu lange, ist es sinnvoll, einzugreifen – hier herrscht meist Unklarheit oder Uneinigkeit. Notfalls hilft eine Pause und eine separate Aufklärung mit dem Dolmetscher.

Unstimmigkeiten: Mit Ruhe zum Ziel
Kulturen gehen unterschiedlich mit Dissens um. Deutsche sprechen Unstimmigkeiten meist offen an. Bei der großen Mehrheit aller Kulturen ist hier Vorsicht geboten. Prinzipiell gilt: ruhig und gelassen bleiben, niemals streiten. Es hilft zum Beispiel gar nichts, japanische oder koreanische Partner in angespannten Verhandlungen noch mehr unter Druck zu setzen. Besser ist es, die Situation kurz zu verlassen und so dem Gegenüber Raum zur Besprechung zu geben.

Brauchen wir Verträge?
In manchen Ländern hat die Beziehung dieselbe Bedeutung wie ein schriftlicher Vertrag. Zudem gibt es in Asien etwa die Kultur von schriftlichen Verträgen noch gar nicht so lange. Heute sind sie jedoch im internationalen Geschäft Standard. Es sind schriftliche Grundlagen, die gewissenhaft erstellt werden müssen. Vertragsbedingungen in Asien einzufordern ist sehr schwierig, zeit- und kostenaufwendig. Sprechen beide Seiten dieselbe Sprache, sind detaillierte Protokolle in dieser Sprache unbedingt notwendig – ansonsten empfiehlt sich auf jeden Fall das Erstellen von zwei Sprachversionen.

Unterschiedliche Hierarchien berücksichtigen
In Deutschland beziehungsweise Mittel- und Nordeuropa sind die Hierarchien in großen Teilen flach. „Das ist nicht überall so“, stellt Katarina Lerch fest. In Kulturen mit hoher Machtdistanz sollte man versuchen, Verhandlungspartner derselben Hierarchiestufe einander zuzuordnen. „Wir empfehlen, auf Visitenkarten die Position genau anzugeben.“ Aufschluss kann in China etwa auch die Tischordnung geben. Üblicherweise sitzen die Teilnehmer nach Rangstufen geordnet. Nicht unaufgefordert auf einen Platz setzen!

Das richtige Rezept
„Gleich wie herum wir die Kulturen, Verhaltensweisen und Beziehungsgemische drehen und wenden - es geht immer in erster Linie um ein Verhandlungsziel. Dies dürfen wir nicht aus dem Auge verlieren“, sagt Stefan Golbs-Wilms. Insofern ist niemand der sanfte Psychologe seiner Geschäftspartner. „Alle Umwege und Tools, die wir verwenden, bleiben Werkzeuge auf dem steinigen, fremden und verminten Gesprächsterrain internationaler Verhandlungen.“

Die Tipps in Kürze:
• Gute Vorbereitung ist unverzichtbar!
• Nicht gleich alles offenbaren!
• Authentisch bleiben!
• Vertrauen aufbauen!
• Ruhe bewahren!
• Zeitliche Planungen flexibel gestalten!
• Unabhängig reisen und eigene Dolmetscher nutzen!
• Hierarchien kennen!
• Das Ziel fokussieren und Verträge abschließen!

Die Carl Duisberg Centren sind ein führendes Dienstleistungsunternehmen auf dem Gebiet der internationalen Bildung und Qualifizierung. Hochwertige Programme vermitteln Fremdsprachenkenntnisse und interkulturelle Kompetenz, Auslandserfahrung und internationales Praxiswissen. Ob für Schule oder Beruf, die persönliche Entwicklung oder den weltweiten Erfolg – als verlässlicher Partner ermöglichen die Carl Duisberg Centren lebenslanges Lernen in einem globalen Umfeld. Auch grenzüberschreitende Bildungsprojekte für die Wirtschaft und öffentliche Institutionen gehören zum Portfolio des gemeinnützigen Unternehmens. Eigene Standorte und Repräsentanzen im In- und Ausland sowie ein internationales Netzwerk sichern die weltweite Handlungsfähigkeit.

CABB ist einer der führenden und am schnellsten wachsenden internationalen Hersteller von chemischen Zwischen- und Fertigprodukten und beliefert Kunden in der Agro- und Pharmaindustrie, in der Spezialitätenchemie sowie im Bereich Performanceprodukte. Sitz der Gesellschaft ist Sulzbach am Taunus in der Nähe von Frankfurt am Main. CABB unterhält sechs Produktionsstätten in Knapsack und Gersthofen (beide Deutschland), Pratteln (Schweiz), Kokkola (Finnland), Ahmedabad (Indien) und Jining (China). Im Februar 2014 übernahm CABB die operative Steuerung des Joint Ventures mit Jining Gold Power Co. Ltd. („Jining Gold Power“), welches auf die Produktion und den Vertrieb hochqualitativer Monochloressigsäure (MCA) in China, dem weltweit größten Markt für MCA, ausgerichtet ist. Mit rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwirtschaftete CABB im Jahr 2015 einen Jahresumsatz von rund 480 Millionen Euro.
Weitere Informationen: www.cabb-chemicals.com

Foto: ©Carl Duisberg Centren